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團隊協作問題多多?解決這5大障礙讓管理更輕松

企業(yè)最根本的競爭優(yōu)勢既不是來自資本實力、發(fā)展戰(zhàn)略、也不是來自技術,而是來自團隊協作,因為團隊協作能力是非常強大而且彌足珍貴的。——帕特里克·蘭西奧尼

但是現在的打工主力軍們不僅自我意識顯著,同時也十分有界限感。他們的「打工理念」就是工作只是生活的一部分,不是生活的全部,不是自己的工作輕易不碰,免得鍋從天來。

這就使得團隊管理難上加難,打工人往往寧愿當一個自由自在的基層員工,而不愿意當一個上面頂著老板的壓力,下面又招手下人嫌的晦氣小領導。

這大半年一直在研究團隊協作的障礙及解決方案,所以今天想引用著名的商業(yè)暢銷書作家帕特里克·蘭西奧尼的《團隊協作的五大障礙》一書,結合這些年在職場混跡的經驗以及各方工友、團隊「領導者」的吐槽和分享,聊聊團隊協作這個話題:

一、何為團隊協作的五大障礙

人們常說“人心齊,泰山移”,團隊協作的重要性是毋庸置疑的,但是如何在工作中做到有效協作,卻是很多團隊的痛點。帕特里克·蘭西奧尼在書中總結了以下五大影響團隊協作的障礙,五大障礙層層遞進,連鎖反應,最終給整個團隊的發(fā)展帶來巨大損害。

障礙1:缺乏信任

團隊成員之間缺乏信任,根源是成員大多害怕成為別人攻擊的對象,因此不愿意相互敞開心扉,承認自己的缺點和弱項,從而導致無法建立相互信任的基礎。

障礙2:懼怕沖突

由于無法建立信任,導致成員之間懼怕發(fā)生沖突,進而無法產生直接而激烈的思想交鋒,取而代之的是毫無針對性的討論及無關痛癢的意見。

障礙3:欠缺投入

由于懼怕沖突,成員在集體討論會議上不能切實投入,不會公開、熱烈地表達自己的意見,這樣很難形成真正的統一意見。

障礙4:逃避責任

由于欠缺投入,在計劃或行動上并沒有真正達成一致,團隊成員就容易逃避責任,當發(fā)現同事的行為有損集體利益時,也會猶豫不決而不予指出,無法形成團隊成員相互監(jiān)督、負責的氛圍。

障礙5:無視結果

由于無法形成團隊成員相互監(jiān)督、負責的氛圍,團隊成員就容易將個人的需要(如個人利益、發(fā)展前途、能力認可等)放在團隊利益之上,進而導致成員無視團隊結果。

二、如何克服團隊協作五大障礙

如同《西游記》中唐僧師徒四人同去西天取經,四個在各方面都天差地別、十分不同的人,克服種種艱難險阻,最終實現了西天取經這樣一件大事情。

真正的團隊精神并不是要求團員犧牲自我,相反揮灑個性,將自己的特長發(fā)揮到最大值,才能促成整個團隊在一切不利的條件下,戰(zhàn)勝困難和妖魔,無往而不利。

如何克服團隊協作的五大障礙,接下來我將結合個人看法和經驗,以及結合我們團隊在用的團隊協作工具「飛項」,來給大家一些參考建議。

1、建立信任:成員之間相互信任

信任是團隊戰(zhàn)斗力的基礎。缺乏信任的團隊,無疑沒有戰(zhàn)斗力。首先團隊的領導者必須對員工表現出忠誠。當員工遭到外界質疑時,領導者應該站在他們這邊,為他們辯護、爭取,給予他們百分百的信任與支持,展現一位領導者應有的擔當與責任。待平息了外部的紛爭后,再在團隊內部復盤,分析此次事件,有錯誤要批評改正,無錯誤要安撫寬慰。

其次團員與團員之間也要相互信任,絕大部分的工作都是團隊內所有成員共同分工完成的,環(huán)環(huán)相扣每一環(huán)都十分重要。這就要求每位團員在認真負責的完成本職工作的同時,能夠多考慮到其它關聯的工作,而不是事不關己高高掛起。

最后團員也要堅定的相信團隊的領導者,對領導做的決定、下發(fā)的任務保持信任,相信能上下一心達成目標。

「飛項」上,可以使用項目功能進行團隊協作管理,建立信任和合作的基底,將團隊成員的相關事項都放入一個公共項目空間,無需加入具體事項,也能統覽全局,保證可視化的同時,避免信息干擾。

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2、把握沖突:有不同的意見可直接表達

團隊中存在不同的聲音并不可怕,反而能激發(fā)大家的熱情和參與感,避免團隊陷入趨同思維的陷阱,驅使團隊更好的成長和發(fā)展。真正可怕的是這些聲音不是光明正大擺在桌面上的,而是在背地里/私下里討論。所以作為團隊的領導者應該多傾聽團員們不同的聲音,鼓勵他們有問題、有意見第一時間向上反饋。

「飛項」上,每個事項/項目都有專屬的群聊,使用「飛項」實時聊天,在IM溝通過程中還可邊聊邊發(fā)起小任務(不限個數),比如,預約會議、創(chuàng)建待辦等等,同時,小任務也支持同步到日程。

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3、公開承諾:達成明確的決策并付諸行動

從決策開始,我們就應該將行動的承諾納入決策中,否則便是紙上談兵。一項決策如果沒有列舉一條一條的行動步驟,并指派為某人的工作和責任,那便不能算是一項決策,最多只是一種意愿而已。

在團隊接到項目時,應該先做任務分析,再做拆解。按任務性質、緊急程度、處理頻密度、對接難度系數、職級處理異常進行分析歸類,再按人員編制進行合理的分配,讓員工明確自己的工作內容和工作標準以及匯報周期。

使用「飛項」,可將事項進行母子孫事項三層拆解,每層擁有20個子事項,無限個待辦,并支持母子孫事項三級脈絡圖查看。母子孫事項都可以派發(fā)給不同的協作群體,單事項協作人數最高可提至100人。事項支持派發(fā)給微信/飛項協作人,最多支持100人。在事項接受后自動同步雙方日程,實時互動,無需跟催。

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使用「飛項」成員日程,能夠了解所有成員在項目中的日程安排,輕松做好成員工作量管理。必要時,可以在上面直接創(chuàng)建事項,合理調整分工。

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4、共擔責任:發(fā)現影響工作計劃的行為就迅速地指出

在團隊工作中最怕互相推諉,明明自己的工作按時按質的完成了,但隊友卻不給力,經常忘了做下發(fā)的工作,影響了整個工作計劃。

使用「飛項」同步進展可以將事項狀態(tài)、到時提醒實時到位,過濾低價值操作信息,避免信息干擾。

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5、關注結果:人人關注集體總目標和總績效的實現

結果決定一切,沒有結果的努力,就是“瞎忙”。團隊里每個人都看似努力,但最終的結果卻不盡如人意,結果只是感動了自己。如果只關注過程,而不關注結果,那多半是難以成功的。

使用「飛項」在筆記中記錄與分享完成任務后的復盤與總結,在文檔中存放管理你所有重要文件,幫助你在沉淀信息的過程中,不斷提升自我。

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工欲善其事必先利其器,在工作中同樣如此,一個方便、好用的工具能夠幫助我們事半功倍,讓我們的工作超簡單,超自由,超高效。

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