法國伊西萊穆利歐市(Issy-les-Moulineaux)希望借助微軟的力量,創(chuàng)建一個靈活、現(xiàn)代化的工作場所,實現(xiàn)市政府工作方式的轉(zhuǎn)型。一年之后,通過為政府職員和外勤人員配備Surface以及近乎全面的Microsoft 365應用,伊西萊穆利歐市及市民都享受到了統(tǒng)一數(shù)字化工作空間帶來的好處——政務流程得以簡化,生產(chǎn)力得到提升。

對于坐落于巴黎遠郊塞納河左岸的伊西萊穆利歐市(常被簡稱為“伊西”)來說,轉(zhuǎn)型并不是一件新鮮事。這座城市的歷史可以追溯到羅馬時代,歷經(jīng)20個世紀的發(fā)展,從郁郁蔥蔥的農(nóng)田、到中世紀巴黎貴族的度假勝地,再到20世紀初成為法國航空業(yè)的搖籃。著眼于現(xiàn)代,這座城市正在從工業(yè)階段過渡至更具經(jīng)濟活力的服務、商業(yè)和技術中心,實現(xiàn)對綠色空間的重塑和改造,為近69,000名居民提供更豐富多彩的生活。

為了緊跟新時代,滿足快節(jié)奏的工作需求,市政府著手將政府職員和外勤人員從傳統(tǒng)的辦公場所和網(wǎng)絡環(huán)境下“解放”出來。借助內(nèi)置LTE增強版的Surface Pro、Surface Go 2以及Surface Hub 2S等設備,市政府打造了一套全新的高效協(xié)作和高生產(chǎn)力的工作模式。Microsoft 365則為這座城市提供了一個緊密交織的協(xié)同辦公平臺,而這正是成為“有膽有識的伊西市”所需要的。

契合活力四射的城市精神

盡管伊西市的政府職員和外勤人員已經(jīng)適應了二十一世紀的工作風格,但他們的辦公設備顯然還沒有。市政工作人員在晚上和差旅途中需要隨時待命,但市政府提供的平板電腦并沒有安裝他們需要的軟件應用。甚至在他們能夠通過設備處理一些事務時,也經(jīng)常需要去辦公室歸檔、審閱并簽署文件。

對于負責監(jiān)督建筑項目的外勤人員來說,他們的足跡遍及整個城市,因此需要隨時隨地查看文件,并能夠修改或?qū)忛嗈k公室服務器上的文件。面對這類需求,傳統(tǒng)辦公室局限性大,缺少靈活性,不僅影響政府職員的辦公效率,也使外勤人員和其他團隊陷入信息孤島,從而延長工作流程并造成信息丟失。

2019年,伊西市開始嘗試改變窘境,打造現(xiàn)代化的基礎架構,并使其能夠與幾個月前部署的Microsoft 365實現(xiàn)交互。其目的是塑造一個功能強大、提效且易于使用的平臺,讓移動辦公人員更輕松地管理和使用。

Microsoft 365+ Surface——制勝法寶

借助Microsoft 365,這座城市逐漸向現(xiàn)代化辦公場所轉(zhuǎn)型,讓數(shù)百名員工實現(xiàn)居家辦公。隨著新冠肺炎疫情的爆發(fā),伊西市政府IT經(jīng)理Jean-Paul Poggioli為員工配備了最輕便的Surface二合一設備作為辦公電腦——Surface Go 2商用版,他表示:“Surface Go 2商用版是非常全面的計算機設備。”

在巡視建筑工地和學校的過程中,外勤人員始終處于四處奔波的狀態(tài),比起尋找有無線熱點的場所,自帶連接性的設備更能滿足要求。他們需要在工作現(xiàn)場隨時更新諸如CAM這樣的中央系統(tǒng),實時向系統(tǒng)上傳各種數(shù)據(jù)(包括帶注釋的照片)并進行預算管理。除此之外,這種持續(xù)性的工作方式使他們無暇暫停工作來給設備充電。因此,外勤人員所使用的設備也需要具備強勁的續(xù)航能力。基于這些需求,Poggioli為移動工作團隊配備了內(nèi)置LTE增強版的Surface Pro設備。最長可達10小時的續(xù)航時間,讓外勤人員能夠高效工作一整天,始終在線的4G LTE功能不僅讓他們免去了四處找Wi-Fi的麻煩,也更能夠保證信息的安全性。

保障政務工作高效運轉(zhuǎn)

針對需要審閱和處理大量文件、并對文件和其它類型的文檔進行簽署的政府職員,Poggioli為他們選擇了Surface Go 2。他表示:“Surface Go 2實現(xiàn)了平板電腦與PC設備之間的理想平衡。”通過使用Windows Autopilot和Intune,他的團隊在這些設備上預裝了政府職員隨時隨地高效辦公所需的一切,包括一個基于Microsoft 365的虛擬辦公室架構、一個內(nèi)部電子郵箱地址簿,以及市政府表格和問卷。作為該市無紙化辦公倡議的一部分,政府職員不僅能夠使用Surface Go 2來監(jiān)測市政活動,還能夠輕松地進行協(xié)同辦公。當使用Teams開會時,政府職員也非常喜歡Surface Go 2配備的高質(zhì)量話筒、揚聲器和攝像頭。

主管健康和安全的副市長Olivier Rigoni兼任著兩家公司的首席執(zhí)行官。他經(jīng)常使用Surface Go 2進行視頻會議,幫助他平衡兩種角色的工作職責。他表示:“從一個辦公室轉(zhuǎn)戰(zhàn)到另一個辦公室,需要花費很多的時間和精力。但有了Surface Go 2,無論我在哪里,都可以隨時隨地處理各種事務。這讓我能游刃有余地勝任多重角色。”

負責市財政和婦女事務的副市長Fanny Vergnon很快就適應了Surface Go 2。她說:“從設置賬戶密碼,到掌握這臺新設備,我只花了15分鐘。” Vergnon回憶起她第一次參加市議會議時,擺在她面前的是一個巨大的文件夾,里面的文件需要逐一簽字。而現(xiàn)在,她和她的同事們只需要通過Surface Go 2來審批文件。該市每周需要通過FAST-Elus電子簽名軟件處理和簽署100多份文件,對于Vergnon來說,Surface 觸控筆和Surface Go 2幫了大忙。她補充道:“現(xiàn)在,我不再需要去辦公室審閱那些需要簽署的文件,取而代之的是用Surface觸控筆在Surface Go 2上簽字,其他部門無需一直等待,整體的工作進度也不會因為繁瑣流程停滯不前。”

盡管Vergnon和她的同事們不再需要每天穿梭于不同的工作地點,但面對現(xiàn)代化的世界,他們希望工作日程的安排可以更為靈活,這意味著可以隨時隨地查看市議會的文件——無論是在辦公室、家中,還是在通勤的公交車上。“Surface Go 2非常輕薄、便于攜帶,它和我如影隨形,給了我隨時隨地輕松處理工作的自由。10.5英寸的觸控屏搭配觸控筆,使用起來非常流暢。無論我身在何處,都能自如地使用鍵盤撰寫郵件或編輯Word文檔。” Vergnon說道。

Poggioli不需要去說服任何政府職員接受新設備。他說:“我的同事們時時刻刻都將Surface帶在身邊。如此輕便且功能強大的設備讓他們愛不釋手。”

為團隊合作開辟新徑

借助辦公模式轉(zhuǎn)型,伊西穆利諾市不僅擺脫了繁瑣的紙質(zhì)辦公和手動流程,更為員工創(chuàng)造了一個協(xié)作為先、靈活的工作空間,讓他們享受到最佳辦公模式并從中獲益。協(xié)作對于需要高效運轉(zhuǎn)的政府至關重要,預計有超過半數(shù)的政府工作都是基于內(nèi)部協(xié)作。而隨著與現(xiàn)代工作場所的發(fā)展趨于一致,很多團隊成員每周至少有一天需要出外勤,因此市政府需要一個強大的協(xié)同辦公工具來促進團隊成員之間的有效溝通。Surface Hub 2S滿足了這一需求,讓團隊成員無論在何處辦公,都能靈活地保持團隊協(xié)作。

如今,市政辦公室的多個會議室中均配備了Surface Hub 2S,方便政府職員和市政工作人員彼此協(xié)作,或是與外部各方進行溝通。Surface Hub 2S絕不是僅僅是用于召開Teams會議——工作人員可以借助微軟白板(Microsoft Whiteboard)的虛擬畫布進行頭腦風暴,而無需通過傳輸文件交流想法;作為一款全交互的Windows 10設備,Surface Hub 2S支持使用者訪問OneDrive文件,也可通過Microsoft 365應用或Microsoft Edge來訪問內(nèi)容,或通過Miracast無縫地進行內(nèi)容投影和分享。強大的4K屏幕和4K攝像頭,搭配遠場麥克風和音質(zhì)清晰的揚聲器,使每一次在Teams上的會議效果都十分的優(yōu)質(zhì),帶給參會人員高效的科技體驗。

為模式改革提供引導

Poggioli列舉了市政府實施遠程辦公解決方案的目標,考慮到其對于Microsoft 365功能可用性、管理數(shù)據(jù)以及設備的熟悉程度,選擇微軟作為其整體解決方案的合作伙伴是合情合理的。在綜合考慮之下,他的團隊使用Windows Autopilot和Intune來部署和管理設備。Poggioli 說:“使用Windows Autopilot遠程管理設備非常輕松。一旦設備被盜,我們可以通過鎖定設備來保護數(shù)據(jù),如果用戶在使用過程中遇到困難,我們可以遠程訪問設備幫助他們解決問題。此外,微軟在數(shù)據(jù)安全性方面也非常出色——數(shù)據(jù)可追溯性和權限管理可進一步保障信息安全。”

Poggioli和他的團隊需要確保信息管理模式的改革要得到完整的部署,依托市政府與微軟之間強大的合作關系,來保障計劃按部就班的執(zhí)行。他解釋道:“微軟通過召集工作組,舉辦研討會和用戶討論組來為我們提供幫助。微軟為我們提供的技術支持是此次項目成功執(zhí)行的關鍵——不僅為我們提供解決方案,還在改變管理模式的過程中成為真正的一份子,通過這些來充分部署用于專業(yè)辦公環(huán)境的解決方案。”

伊西穆利諾市始終秉承著其座右銘——“有膽有識的伊西市”。該市希望其對辦公模式的成功改革,能夠激發(fā)其它市政府做出改變,并催生出適合每個人的便捷、可協(xié)作化工作空間。

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微軟(納斯達克上市代碼“MSFT”)致力于成就“智能云與智能邊緣”時代的數(shù)字化轉(zhuǎn)型,予力全球每一人、每一組織,成就不凡。

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